Polityka prywatności

Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych

Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych informuje o tym kim jesteśmy, jakie dane osobowe zbieramy, w jaki sposób i w jakich celach z nich korzystamy, oraz jakie macie Państwo prawa z tym związane. Niniejszy dokument służy przekazaniu informacji, o której mowa w art. 13 ust.1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”, które obowiązuje od 25 maja 2018 r.

Kto jest Administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem danych jest Elmak Sp. z o.o., z siedzibą: ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów, REGON: 691535384, NIP: 8133193918,  wpisana do rejestru handlowego pod numerem KRS 0000113334, zwana dalej „Administratorem”.

Dane kontaktowe do Administratora danych:

  • poczta tradycyjna, adres: Elmak Sp. z o.o., ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów
  • e-mail, adres: elmak@elmak.pl

Specjalista ds. ochrony danych osobowych

Osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych jest powołany w spółce Specjalista ds. ochrony danych osobowych (SODO), do którego mogą Państwo zwrócić się z każdym pytaniem lub żądaniami we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych. Dane kontaktowe SODO:

  • poczta tradycyjna, adres: Specjalista ds. ochrony danych osobowych, Elmak Sp. z o.o., ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów
  • e-mail, adres: sodo@elmak.pl
  • telefonicznie, numer: +48 (17) 854 98 14

W jakim celu i na jakiej podstawie wykorzystujemy Państwa dane osobowe?

Państwa dane osobowe, uzyskane podczas korzystaniu z serwisu, a także przy zawieraniu umowy oraz w trakcie jej trwania, wykorzystujemy w następujących celach:

  1. realizacji celów na podstawie Państwa zgody, np.:
  • przekazywania informacji na temat produktów i usług,
  • prowadzeniu promocji produktowych.
  1. zawarcia i wykonania łączącej strony, np.:
  • kupna – sprzedaży,
  • obsługi reklamacji,
  • wykonania wycen produktów,
  • obsługi Państwa próśb i zapytań, które do nas są kierowane.
  1. realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, np.:
  • przekazanie danych na żądanie organów administracyjnych,
  1. realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, :
  • obsługa próśb i zapytań, które są kierowane do Administratora w związku z wykonaniem umowy,
  • windykacji należności: prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych,
  • przechowywanie danych do celów archiwalnych (spełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa),
  • weryfikacji wiarygodności płatniczej.

Czy podawanie danych osobowych jest konieczne?

Podanie przez Państwa danych osobowych jest w pełni dobrowolne. Jednak jeżeli Administratorowi nie zostaną podane dane osobowe niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, w związku z każdą transakcją, Administrator nie będzie mógł zawrzeć z Państwem umowy, a w konsekwencji rozpocząć współpracy.

Komu Administrator może przekazać Państwa dane?

Administrator może udostępniać Państwa dane osobowe:

  1. pracownikom i współpracownikom spółki, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby móc wykonywać zobowiązania spółki;
  2. podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora, np.:
  • firmom obsługującym nasze systemy teleinformatyczne,
  • podmiotom świadczącym pomoc prawną, podatkową, rachunkową a także usługi doradcze, konsultacyjne, czy audytowe.
  1. innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu:
  • podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
  • podmiotom nabywającym wierzytelności,
  • bankom, instytucjom płatniczym,
  • podmiotom współpracującym z Administratorem przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych – w zakresie, w jakim staną się administratorem danych,
  1. organom państwowym, np. sądom, prokuraturze, organom podatkowym.

Czy Państwa dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Obecnie nie planujemy przekazywania danych poza EOG.

Jak długo możemy przechowywać Państwa dane?

W przypadku korzystania z Państwa danych na podstawie zgody, korzystamy z nich do momentu jej cofnięcia i rezygnacji z celów osiąganych dzięki niej.

W transakcjach związanych z realizacją umowy korzystamy z danych przez okres realizacji transakcji oraz czas, w jakim możliwe jest dochodzenie roszczeń w związku z wykonaniem umowy.

W związku z realizacją przepisów prawa dane osobowe będą przechowywane przez okresy określone w przepisach np. podatkowych.

Na czym polega profilowanie i automatyzacja decyzji?

Na podstawie Państwa zgody możemy wykorzystywać dane do profilowania, jednakże podejmowanie decyzji nie będzie następowało w formie zautomatyzowanej i nie będzie to wywoływać żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na Państwa sytuację.

Profilowanie danych osobowych polega na przetwarzaniu danych (również w sposób zautomatyzowany) poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji, w szczególności do analizy lub prognozy osobistych preferencji oraz zainteresowań.

Jakie przysługują Państwu uprawnienia?

  1. Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem przez nas danych osobowych:
  • prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do informacji o Państwa danych osobowych oraz uzyskania kopii danych osobowych,
  • prawo sprostowania danych osobowych, jeżeli są nieprawidłowe oraz prawo do uzupełnienia danych niekompletnych,
  • prawo usunięcia danych osobowych,
  • prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
  • prawo do przeniesienia danych osobowych,
  • prawo wniesienia skargi do organu ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) w przypadku stwierdzenia niezgodnego z prawem przetwarzania Twoich danych osobowych,
  • prawo cofnięcia w każdym momencie każdej zgody bez podawania przyczyn oraz bez wpływu na przetwarzanie, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
  • prawo do sprzeciwu wobec:
    • przetwarzania przez nas Państwa danych na potrzeby marketingowe, w tym wobec tzw. profilowania, przy czym po wniesieniu takiego sprzeciwu Administratorowi nie wolno już będzie przetwarzać Państwa danych dla celów marketingowych;
    • przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych do celów wynikających z tzw. prawnie uzasadnionych interesów przez nas realizowanych – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.
  1. Z żądaniami opisanymi w punkcie 1 mogą Państwo wystąpić do SODO zgodnie z podanymi informacjami kontaktowymi.
  2. Swoje prawa wymienione w punkcie 1 mogą Państwo realizować w każdym czasie, występując z odpowiednim żądaniem.
  3. Administrator mam obowiązek udzielenia Państwu informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniami, o których mowa w punkcie 1, bez zbędnej zwłoki, przy czym nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin, o którym mowa powyżej, możemy przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania Państwa żądania musimy jednak poinformować o przedłużeniu terminu wraz z podaniem jego przyczyn.
  4. Jeżeli Administrator nie podejmie działań w związku z Państwa żądaniami, o których mowa w punkcie 1, to niezwłocznie – najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania – poinformuje Państwa o powodach niepodjęcia działań oraz możliwości wniesienia przez skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Dany Osobowych oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed Sądem.
  5. Udzielamy informacji, o których mowa w punktach 4 – 6, według naszego wyboru:
  • listem poleconym, na podany przez Państwa adres pocztowy lub
  • drogą elektroniczną, na podany przez Państwa adres e-mail,
  • ustnie, gdy zażądają Państwo udzielenia informacji ustnie, a Państwa tożsamość zostanie potwierdzona innymi sposobami
  1. Wszelka komunikacja i działania podejmowane przez Administratora w związku z żądaniami, o których mowa w punkcie 1, są wolne od opłat. Jeżeli jednak Państwa żądania będą ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, np. z uwagi na ustawiczny charakter, będziemy mogli:
  • pobrać opłatę, uwzględniającą administracyjne koszty udzielenia informacji, komunikacji lub podjęcia żądanych działań albo
  • odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
  1. Każdego odbiorcę, któremu zostały ujawnione Państwa dane osobowe Administrator poinformuje o żądaniu sprostowania lub uzupełnienia lub usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, których Administrator dokonał na wskutek zgłoszonego żądania. Administrator nie będzie musiał przekazywać takich informacji jedynie wówczas, gdy okaże się to niemożliwe.
  2. Na Państwa żądanie Administrator informuje o odbiorcach, którym przekazał informacje o sprostowaniu lub usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych, a także o odbiorcach, których nie udało się mu powiadomić.

Klauzule informacyjne

Administrator gromadzi określone dane osobowe dotyczące: klientów, kontrahentów, reklamacji, internautów, pracowników (w tym potencjalnych, obecnych i byłych pracowników), a także monitoringu.
Poniżej znajdują się klauzule informacyjne dla poszczególnych kategorii.

Klauzula informacyjna dla klientów, kontrahentów i reklamacji:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (zwanego dalej RODO) informujemy, że Administratorem przetwarzającym Państwa dane osobowe jest Elmak Sp. z o.o., z siedzibą: ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów. Ze Specjalistą ds. Ochrony Danych Osobowych (SODO) można się skontaktować z wykorzystaniem poczty tradycyjnej pod adresem: SODO, Elmak Sp. z o.o., ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów, poczty elektronicznej, pod adresem e-mail sodo@elmak.pl, oraz telefonicznie, pod numerem +48 (17) 854 98 14. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) przytoczonego wcześniej rozporządzenia, w zakresie wynikającym z przepisów skarbowo-finansowych. Odbiorcą Państwa danych osobowych są podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa i podmioty przetwarzające realizujące usługi na rzecz Elmak Sp. z o.o. Państwa dane osobowe będą przechowywane w oparciu o uzasadniony interes realizowany przez Administratora. Posiadają Państwo prawo żądania dostępu do treści swoich danych, prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Posiadają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego  jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy RODO. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych może skutkować odmową zawarcia umowy lub jej rozwiązaniem. Przetwarzanie podanych przez Państwa danych osobowych nie będzie podlegało zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Klauzula informacyjna dla internautów:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (zwanego dalej RODO) informujemy, że Administratorem przetwarzającym Państwa dane osobowe jest Elmak Sp. z o.o., z siedzibą: ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów. Ze Specjalistą ds. Ochrony Danych Osobowych (SODO) można się skontaktować z wykorzystaniem poczty tradycyjnej pod adresem: SODO, Elmak Sp. z o.o., ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów, poczty elektronicznej, pod adresem e-mail sodo@elmak.pl, oraz telefonicznie, pod numerem +48 (17) 854 98 14. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu mierzenia ruchu internautów na stronach internetowych firmy oraz do lepszego dopasowania stron internetowych firmy do preferencji internautów. Odbiorcą Państwa danych osobowych są podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa i podmioty przetwarzające realizujące usługi na rzecz Elmak Sp. z o.o. Państwa dane osobowe będą przechowywane w oparciu o uzasadniony interes realizowany przez Administratora. Państwa dane osobowe będą przechowywane do czasu, kiedy dany plik cookie straci ważność, albo zostanie przez Państwa usunięty.Posiadają Państwo prawo żądania dostępu do treści swoich danych, prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Posiadają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego  jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy RODO. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych może skutkować problemami w wyświetlaniu i funkcjonowaniu stron internetowych firmy. Przetwarzanie podanych przez Państwa danych osobowych będzie podlegało zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Klauzula informacyjna dla potencjalnych pracowników (kandydatów do pracy):

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 informujemy, że Administratorem przetwarzającym Państwa dane osobowe jest Elmak Sp. z o.o., z siedzibą: ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów. Ze Specjalistą ds. Ochrony Danych Osobowych (SODO) można się skontaktować z wykorzystaniem poczty tradycyjnej pod adresem: SODO, Elmak Sp. z o.o., ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów, poczty elektronicznej, pod adresem e-mail sodo@elmak.pl, oraz telefonicznie, pod numerem +48 (17) 854 98 14. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia rekrutacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) przytoczonego wcześniej rozporządzenia oraz Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r.. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres prowadzenia rekrutacji. Posiadają Państwo prawo żądania dostępu do treści swoich danych, prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie. Posiadają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. Podanie przez Państwa danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa, a w pozostałym zakresie dobrowolne. Odmowa podania danych obligatoryjnych spowoduje nie objęcie Państwa procesem rekrutacji. Przetwarzanie podanych przez Państwa danych osobowych będzie podlegało zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., którego konsekwencją będzie kontakt tylko z wybranymi kandydatami do pracy.

Klauzula informacyjna dla obecnych i byłych pracowników:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 informujemy, że Administratorem przetwarzającym Państwa dane osobowe jest Elmak Sp. z o.o., z siedzibą: ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów. Ze Specjalistą ds. Ochrony Danych Osobowych (SODO) można się skontaktować z wykorzystaniem poczty tradycyjnej pod adresem: SODO, Elmak Sp. z o.o., ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów, poczty elektronicznej, pod adresem e-mail sodo@elmak.pl, oraz telefonicznie, pod numerem +48 (17) 854 98 14. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z zatrudnianiem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) przytoczonego wcześniej rozporządzenia oraz Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. Odbiorcą Państwa danych osobowych są podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa i podmioty przetwarzające realizujące usługi na rzecz Administratora, a także podmioty dla których usługi realizuje Administrator, tylko w zakresie związanym z realizacją tych usług. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres 50 lat. Posiadają Państwo prawo żądania dostępu do treści swoich danych, prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Posiadają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego  jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. Podanie przez Państwa danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa. Odmowa podania danych może skutkować brakiem możliwości wypełnienia obowiązków prawnych pracodawcy w stosunku do pracownika. Przetwarzanie nie będzie podlegało zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Klauzula informacyjna dla monitoringu:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (zwanego dalej RODO) informujemy, że Administratorem przetwarzającym Państwa dane osobowe jest Elmak Sp. z o.o., z siedzibą: ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów. Ze Specjalistą ds. Ochrony Danych Osobowych (SODO)można się skontaktować z wykorzystaniem poczty tradycyjnej pod adresem: SODO, Elmak Sp. z o.o., ul. Morgowa 81; 35-323 Rzeszów, poczty elektronicznej, pod adresem e-mail sodo@elmak.pl, oraz telefonicznie, pod numerem +48 (17) 854 98 14. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu ochrony mienia oraz zapewnienia bezpieczeństwa na terenie monitorowanym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f)  to jest prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Zapisy z monitoringu przechowywane będą w okresie nie dłuższym niż 90 dni. Osoba zarejestrowana przez system monitoringu ma prawo do dostępu do danych osobowych oraz ograniczenia przetwarzania. Osobie zarejestrowanej przez system monitoringu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego jeżeli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO. Przetwarzanie nagrań nie będzie podlegało zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.